Как выстроить управленческий учёт в онлайн-школе

Как управлять финансами онлайн-школы, построить планирование и зачем это нужно. Что считать и как отдать финансы на аутсорсинг — рассказала спикер «Белой конфы» Татьяна Никанорова.

Как происходит управление финансами

Задача любой онлайн-школы — приносить прибыль. Никто не хочет работать для того, чтобы разориться. Поэтому нужно разобраться с финансовыми отчётами и функциями. 

Итак, какие финансовые задачи может решать онлайн-школа?

• Сколько будет стоить запуск нового продукта
• Как увеличение цены на курс повлияет на прибыль
• Как наём персонала повлияет на прибыль
• Как разработанные KPI повлияют на результаты компании 
• Сколько заработала компания и каждое направление, курс 
• Сколько денег на счёте своих, а сколько нужно отдать 
• Сколько денег можно забрать, а сколько — реинвестировать

Есть 4 основных составляющих в управлении финансами.

Это похоже на HADI-цикл — цикл, по которому вы ведёте бизнес и проверяете гипотезы.

Например, у вас есть гипотеза: если дать рекламу курса в телеграм-канале известной медийной личности, это принесёт больше продаж курса. 

• План. Мы ожидаем +1 000 подписок и +100 оплат с конверсией из подписки в оплату 10%. Реклама стоит 660 тыс. руб. Курс стоит 29 990 руб. 100 оплат — это 2,9 млн руб. Реклама должна окупиться
• Действие. Договорились и разместили рекламу
• Учёт. Пришло 100 подписчиков, из них 50 — с пустыми аккаунтами. Курс купили 2 человека. Убыток составил 600 тыс. руб.
• Анализ. Посмотрели, прослезились
• Решение. Покупать рекламу в менее раскрученных каналах с более живой аудиторией. Дольше греть свежих подписчиков

Давайте разберёмся, как управлять финансами и как планировать, чтобы не было таких убытков.

Создание финансовой модели пошагово

Начинайте с создания финансовой модели. Это то, что даёт понимание, куда и как вы движетесь, чего хотите. Почти всегда это гипотеза. 

Первая финмодель, как правило, далека от реальности. Каждая следующая должна становиться всё более предсказуемой, основанной на конкретных цифрах, конверсиях и т. д.

Чтобы планировать, для начала будет достаточно одной таблицы, в которой вы посчитаете свои доходы, расходы и прибыль. 

Задачи финмодели

• Спланировать денежные потоки или доходы и расходы на период вперёд (год или три)
• Посчитать прибыль, рентабельность, точку безубыточности
• Сделать планы более эффективными с учётом полученных цифр

Есть несколько шагов, по которым делают финмодель.

1. Сначала планируем продажи

Прописываем и оцифровываем воронку продаж, конверсии от подписчика до оплаты. Обычно стартуем с рекламного бюджета.

2. Собираем переменные расходы

Переменные расходы — те, которые напрямую зависят от выручки. Если она увеличивается, то и переменные тоже растут. 

Это комиссии за приём платежей (эквайринг, скидка на рассрочку и др.), налог, если это патент или УСН 6%. С 2025 года вводится НДС для бизнесов на УСН: с оборотом от 60 до 250 млн в год — 5%; 251–450 — 7% с выручки. Зарплата кураторов и экспертов, если сдельная.

После подсчёта переменных расходов можно посчитать маржу. Это разница выручки с переменными расходами. 

3. Собираем постоянные расходы

Это, например, затраты на таргет, контекст, посевы. Учитывайте бартер, если он стоил денег (например, за вашу «бесплатную» консультацию). Сюда же — расходы на GetCourse или другую платформу, где лежат уроки. Сюда же — всё, что нужно для съёмки и проведения курса.

То есть это все расходы, которые не попали в переменные.

Отсюда считайте валовую прибыль.

4. Собираем непрямые расходы

Оплаты поставщикам, бухгалтеру и юристу, за онлайн-сервисы, зарплата исполнительного директора.

5. Считаем прочее и прибыль

В доход идут также проценты по депозитам.

В итоге считайте чистую прибыль и рентабельность.

Так вы понимаете, как гипотетически будет работать ваш предполагаемый бизнес или пройдёт запуск.

Технические аспекты финмоделирования

Для составления финмодели используйте кассовый метод (он проще, быстрее и дешевле). 

В 99% случаев все работают в Excel или Google Таблицах. 

Состав конкретных листов (таблиц) непринципиален. Главное — полученная информация и уверенность в её достоверности. 

По QR-коду ниже вы можете скачать шаблон финмодели и подставить в пример свои цифры.

Учёт

Где вести учёт? Быстро и легко вести управленческий учёт помогают онлайн-сервисы. 

Варианты программ

• Гибко и дёшево: Excel, Google Таблицы
• Онлайн-сервисы: ПланФакт, Финолог, Adesk, Финтабло, Финансист

• Сервисы-интеграции: Финансист, БИТ.ФИНАНС
• 1C: УНФ, ERP, Комплексная
• В составе CRM: Аспро, Platron, Битрикс24

Выбирайте те, которые давно на рынке и уже имеют хорошую репутацию. Тот сервис, что протестировали и понравился, и берите.

Например, у Татьяны Никаноровой управлёнка выглядит так.

Под капотом здесь — Финансист и его подчинённые: 1С.УНФ, Google Таблицы, бухгалтер, фин. менеджер, фин. директор. Внедрено планирование, учёт, анализ, управление деньгами.

Отчёты

Какие отчёты точно нужны онлайн-школе?

Платёжный календарь

Самый главный отчёт любой онлайн-школы, продюсера и любого инфобизнесмена — это платёжный календарь.

Это единственный отчёт, который поможет избежать кассового разрыва. Он составляется на месяц, внутри — план на каждый платёжный день. 

Человек, который управляет платежами, — казначей.

Функции казначейства:

• вести платёжный календарь 
• контролировать кассовые разрывы 
• контролировать расходы по статьям 
• собирать заявки на платежи, согласовывать с руководством 
• вести учёт ДДС, составлять ОДДС.

Отчёт о движении денежных средств (ДДС)

Следующий отчёт, нужный онлайн-школе, — это отчёт о движении денежных средств. 

Это самый быстрый в сборке отчёт, он составляется только по деньгам: пришли деньги, ушли деньги. Покажет, сколько у вас есть свободных денег — например, на погашение кредита или выплату дивидендов. 

Не покажет, сколько вы заработали, — за этим обращайтесь к отчёту P&L. Не избавит от кассового разрыва — за этим к платёжному календарю.

Если вам нужен шаблон отчёта о движении денежных средств, скачивайте по QR-коду.

Если вы никогда не занимались формированием отчётов, то начинайте с него.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Отчёт показывает доходы и расходы, сумму прибыли в рублях. Он считает 5 видов прибыли: маржинальную, валовую, операционную, EBIDTA, чистую, — считает те же 5 видов рентабельности. 

Также отчёт считает точку безубыточности — он базовый для юнит-экономики (при достаточной дисциплине и глубокой детализации).

Ниже — показатели прибыли, которые считаются в отчёте о прибыли и убытках.

Шаблон отчёта доступен по QR-коду.

Как поделить заработанные деньги между экспертом и продюсером

Каждый делит так, как хочется и как договорились. Например, 50 на 50. Но вопрос: с чего именно делить?

Посчитайте продажи и выручку, отнимите те расходы, которые уходят сразу: эквайринговая комиссия, налог и т. д. Считайте очищенную прибыль, с которой отложите бюджет на рекламу следующего запуска.

Заранее определитесь, кто из вас будет главным: чьё ИП, кто принимает деньги, несёт риски, у того % будет выше.

Анализ

Что делать с отчётами? Самое простое и эффективное — посмотреть глазами (визуальный анализ). 

Дальше переходим к горизонтальному анализу: сравните цифры в динамике, например февраль с январём. И обратите внимание, какая статья расходов или доходов выросла.

Вертикальный анализ — когда вы смотрите, как конкретный показатель, важный для вас, влияет на результат в целом.

Здесь вы можете считать конкретные показатели: маркетинговый бюджет, расходы на запись, оплата кураторам и т. д.

Коэффициенты

Самый главный коэффициент — это точка безубыточности. Это то, сколько вам нужно сделать продаж, чтобы окупиться в ноль и не разориться. 

Ещё один важный показатель — рентабельность продаж. Процентное соотношение прибыли к выручке. 

Например, если вы получили 23% — это означает, что внутри 100% выручки сидит 23% чистой прибыли. 

Маржа — рентабельность продаж по маржинальной прибыли.

Чтобы узнать больше о финансовых показателях, переходите по QR-коду.

План-фактный анализ

Вы спланировали финансовую модель, а потом получили цифры по факту. Сравните эти показатели, чтобы сделать выводы по дальнейшей работе.

Например, вы увидите, какой отдел сработал хуже или лучше, на кого обратить внимание на планёрке.

Кто поможет принять решения в бизнесе?

Разберёмся с командой для управления финансами.

• Финансовый менеджер (оператор) — внесёт управленческие данные в программу по методологии, сформирует отчёты и показатели
• Внедренец — знает одну или несколько программ, её методологию, может помочь внедрить и настроить конкретную программу
• Финансовый аналитик — проанализирует полученные данные, сформирует нестандартные отчёты и расскажет, что говорят цифры
• Финансовый директор — тоже знает, что говорят цифры, может помочь переложить это на конкретный бизнес и дать рекомендации по развитию и решению задач. В штат в Москве такой специалист стоит от 200 000 до 300 000 в месяц (в крупный малый бизнес)

Компании, оказывающие услуги финансового директора на аутсорсинге, возьмут от 50 000 до 150 000 руб/мес. Фрилансер может обойтись дешевле. 

Как отдать финансы на аутсорсинг

• Чётко спрашивайте, что вы получите: каждый под «финансовым директором на аутсорсинге» понимает что-то своё
• Нет единых обычаев делового оборота для финансистов, как, например, в бухгалтерии или в маркетинге
• Большинство финансистов используют исключительно Excel и не умеют интегрироваться с 1С или онлайн-сервисами. Любое изменение Excel-инфраструктур потребует вовлечения этого же финансиста. Новый скажет, что надо разрабатывать заново

Управлёнка должна быть у каждой онлайн-школы, которой важно развиваться и не разориться. Управленческий учёт лучше вести в программе, но, если это сложно, пусть для начала будет Excel.

Управлёнку можно вести самому — но это очень трудоёмко. Если есть деньги, стоит это делегировать — тратьте своё время на развитие, а не на бумажки.

Начинать лучше всего с финмодели — это та стратегия, которую вы будете воплощать в жизнь. Финмодель лучше строить на год, и так каждый год.