Команда работает, вы отдыхаете: как выйти из операционки онлайн-школы

Нужен ли вашей онлайн-школе исполнительный директор? Как найти того самого? Разбирались с бизнес-наставником предпринимателей Натальей Жирновой на «Белой конфе», как выйти из операционки.

Когда нужен исполнительный директор и чем он занимается?

Нужен ли вам исполнительный директор сейчас? Проверьте, сколько пунктов из перечисленных ниже — про вас.

• Стабильный оборот проекта от 5-7 млн в месяц и выше. Но задумываться о введении в должность директора нужно уже при обороте 3-4 млн в месяц. 
• В команде есть минимум 3 топ-руководителя. Не важно, сколькими людьми они управляют, главное, что они есть. Исполнительный директор будет управлять через руководителей. 
• Проект поставлен на рельсы, есть понятная финансовая модель, которая может масштабироваться. У вас есть идеи для дальнейшего роста и план запуска новых проектов. 
• Основатель готов выйти из операционки. Важно осознать, что вы в ней были, а теперь готовы этим не заниматься, чтобы посвятить себя развитию проекта и стратегии.
• Основатель выгорел или находится на грани выгорания. Бизнес не растёт, процессы буксуют. Возможно, наём исполнительного директора будет решением проблемы. 
• Основатель запланировал кратный рост в 2-10 раз через масштабирование существующей системы, не новых проектов. 
• Уже сделан кратный рост и вам нужно удержаться на заданном уровне. 

Если у вас совпало 2 и более пункта — скорее всего, вам нужен исполнительный директор. 

Когда вы вводите его в должность, важно понять, что у вас останется своя команда, которой вы будет управлять. У исполнительного директора будет своя команда.

Часто в этой ситуации встречается одна и та же проблема. Основатель думает, что сейчас найдёт исполнительного директора, на которого сможет свалить всю работу — и операционку, и тесты гипотез новых продуктов. Так делать нельзя. За тест гипотез и внедрение новых продуктов отвечает проджект по запуску новых продуктов, за существующие проекты — директор по развитию.

Например, если вы хотите выйти на международный рынок, этим должен заниматься проджект по продукту. Если вы проанализировали существующую базу и нашли в ней новый сегмент целевой аудитории, то работу с ним будет курировать исполнительный директор. Директор по развитию будет заниматься укреплением текущих и установлением партнёрских связей. 

Продукт исполнительного директора

Продукт исполнительного директора, то есть результат его работы, — это компания, которая стабильно развивается, приносит прибыль и выполняет цели владельца. 

Исполнительный директор помогает владельцу и работает с ним по утверждённой технологии с соблюдением утверждённых правил. Ещё одна частая ошибка владельца — он нанимает исполнительного директора, который становится правой рукой, и эти правила и технологии поручает создать директору, т.к. сам владелец не любит этим заниматься. Но нужно учитывать, что технологию директор создать может, а вот утвердить её и сделать своей должен сам собственник.

Как ввести в должность исполнительного директора

Чтобы директор успешно влился в компанию, собственник должен её подготовить. 

Что включает подготовка?

• Основатель точно должен знать, что будет делать он сам, когда передаст дела. Разберитесь со своими функциями и целями.
• Основатель должен понимать, как будет выстроена система коммуникаций и контроля директора. 
• Важно точно знать, что делать, если исполнительный директор вступил в должность, но статистика упала и всё пошло не по плану. Ошибка — ничего не делать и ждать, что директор справится сам. 
• Нужно подготовить команду к приходу исполнительного директора. 
• Нужно подготовить план передачи дел хотя бы на первый месяц.

Некоторые функции передавать исполнительному директору нельзя. А именно — управление финансами. 

За них в идеале должен отвечать финансовый директор или менеджер либо сам собственник. Это нужно потому, что в определённый момент времени у исполнительного директора происходит разрыв приоритетов. Например, у него стоит цель сделать план по приросту прибыли. Но параллельно у него наверняка стоит другая цель — экономия. Директору придётся принять решение — либо наращивать оборот, либо сокращать расходы. Он может управлять финансами максимум до оборота 7 млн в месяц, дальше эти задачи нужно развести.

Функции исполнительного директора и основателя

Какие вопросы и обязанности основателю можно оставить за собой? Разберём, то, что он должен знать и делать. 

• Создание видения и целей компании.
• Разработка стратегии развития компании, включая стратегический маркетинг.
• Организация юридической, экономической, информационной безопасности компании.
• Создание ноу-хау в управлении и развития бизнеса.
• Управление финансами компании.
• Создание и развитие продукта компании.
• Управление своей командой.

Эту работу можно делегировать своей команде, но ответственность за неё — на собственнике бизнеса.

А теперь посмотрим на основные функции исполнительного директора.

• Решает все оперативные задачи и форс-мажорные ситуации в компании.
• Разрабатывает и предлагает учредителю на утверждение организующую политику компании. 
• Реализует стратегический и тактический план развития компании. 
• Управляет топ-руководителями. 
• Проводит инспекции персонала и бизнес-процессов для повышения их эффективности. 
• Добивается, чтобы в каждом подразделении был производственный план. 
• Работает над ростом выручки и прибыли.

Перед тем как вы поставите на пост исполнительного директора, важно поставить на пост самого себя: понимать свой функционал, KPI, желаемые результаты и т.д.

Где найти исполнительного директора?

Есть два варианта: вырастить из команды или нанять. И в каждом — свои плюсы и минусы.

Если вы решите вырастить исполнительного директора, плюсы в том, что:

• это будет очень лояльный к вам сотрудник
• он говорит с командой на одном языке
• он хорошо замотивирован сделать результат
• человек уже проверен на продуктивность в своей области
• он знает внутренние процессы, его адаптация проходит быстрее.

Чаще всего в исполнительные директора берут руководителей отдела продаж, т.к. они умеют влиять на результат компании в деньгах, к тому же это самые энергичные люди, которые могут мотивировать команду. РОПы — обычно гибкие сотрудники, у которых есть план А, B и C. 

Также можно растить сотрудника из директора по маркетингу и директора по продукту. Если вам нужен исполнительный директор, который будет системно, планово и без спешки стабильно делать результат по приросту компании, то это — директор по продукту. Но если в какой-то момент вы захотите сделать сильный прирост, то команду нужно будет усилить ещё одним человеком. 

Директор по маркетингу — самый творческий сотрудник. Такой человек на должности директора будет предлагать и вносить много изменений или проводить много тестов. Вам нужно понимать, какой именно человек нужен вашему бизнесу. 

Минусы в том, чтобы вырастить директора из команды:

• период передачи операционки будет проходить дольше
• у такого сотрудника нет опыта ошибок и выхода из «пожарных» ситуаций
• скорость развития компании может затормозиться, т.к. нужно больше времени для принятия решений, а опыта мало
• если сотрудник не справится, то можно потерять классного бывшего РОПа и не получить нового.

Если решили растить директора изнутри, на что нужно смотреть и как подбирать этого человека?

• Статистика на текущей должности и стабильные растущие результаты.
• У сотрудника есть цель стать директором и он хочет расти.
• Это человек с высокой лояльностью к вам, продукту, команде, фанат компании.
• Команда должна принимать этого человека и хорошо о нём отзываться — на 8-9 баллов в среднем из 10. Исключение — если вы хотите сменить команду. 
• Цели сотрудника должны совпадать с целями компании. Знайте цели своих сотрудников. Компания может помогать им достигать их при условии, что ценности совпадают. 
• У человека есть опыт управления группой. 

Если все эти пункты совпадают, проводите тестирования на личностные качества, на IQ (должен быть больше 135), предлагайте решать типовые ситуации. После успешных тестов вводите человека в должность. 

В чём плюсы — нанять исполнительного директора извне?

• Это новая кровь и новые компетенции, которые вы покупаете. Вам нужно понимать, что этих компетенций внутри вашей компании нет, понимать, какой именно опыт вы хотите купить, чтобы усилить вашу команду. 
• Это быстро.
• Вы нанимаете готового специалиста нужного уровня.

Посмотрим и на минусы.

• Человека может не принять команда.
• Результат непредсказуемый.
• Это дорого.
• Потребуется много вашего личного ресурса на этапе адаптации.
• При неправильном вводе в должность человек может «уронить» показатели.

Чтобы показатели не упали и всё прошло гладко, на что обращать внимание, нанимая руководителя? Учитывайте следующее.

• Из какой позиции человек вырос.
• Какой результат делал.
• Какие ресурсы у него были.
• Как долго он удерживал результат.
• Что оставил после себя в прошлом проекте.
• Почему ушел с прошлого места.
• Кто может подтвердить его слова.
• Цели сотрудника на 1-3-5 лет.
• Какие ценности у человека.
• Есть ли единое понимание пути достижения вашей цели.

Если у человека нет кейса с таким результатом, как вы хотите, это не значит, что его не надо брать — возможно, у него есть много других весомых плюсов.

Правильный ввод в должность в два раза снижает риски вашего выбора. 

Первое, что исполнительный директор должен сделать для достижения результата, который хочет собственник, — собрать команду для этого. Параллельно нужно оптимизировать текущие процессы. Только после этого будет рост, которого вы хотите. 

Система мотивации исполнительного директора

Основные критерии при разработке системы мотивации исполнительного директора следующие.

• Личные цели владельца. Например, сумма дивидендов или просто выход из операционки. 
• Личные цели директора.
• Стратегические цели компании на обозначенный период.
• Сравнение с предложением на рынке труда.
• Карьерная лестница директора — где он на ней сейчас.
• Точка входа директора в компанию, существующие финансовые показатели.
• Реальные точки влияния исполнительного директора. Например, он не может повлиять на финансовый результат, если маркетинговый бюджет — только в руках собственника. 
• Наличие необходимых ресурсов. После аудита компании директор должен сказать, что ему нужно для достижения целей. 
• Уровень компетенций директора. 

В определённый момент времени исполнительный директор должен влиять на показатели: выручка, прибыль, темп роста компании, рентабельность, эффективность команды, платёжеспособность компании, достижение стратегических целей. 

Средний доход исполнительного директора в онлайн-бизнесе на старте — 150-250 тысяч рублей. 

В первые три месяца платите директору оклад (минимум 150 тысяч) и KPI 1 — фиксированный бонус за выполнение ключевых задач. Это должно быть три ключевых задачи, например, каждая стоимостью 30-50 тысяч. 

Если к вам приходит специалист, который уже имеет опыт и сходу хочет получать 300 тысяч, можно согласиться на условии того, что каждая его задача стоит 100 тысяч, он делает 3 ключевые задачи — и получает эти 300 тысяч. Либо предложить оклад 200 тысяч + KPI. 

Следующие 3-6 месяцев пока не стоит платить директору процент от прибыли, т.к. ещё он не может повлиять на этот показатель. Платите оклад, KPI 1 — выплата за выполнение плана по приросту ключевого показателя, KPI 2 — квартальная выплата за достижение стратегических задач. 

В периоде работы 6-12 месяцев платите оклад, KPI 1 и 2 и добавляйте KPI 3 — годовой или полугодовой бонус за выполнение годового плана. 

Собственник может координировать исполнительного директора по-разному в зависимости от того, как долго он работает и как справляется. 

Еженедельно контролируйте план/факт по цифрам, задачам, анализируйте статистику. Ежемесячно — занимайтесь финансовым планированием. Сюда относится утверждение плана, доходов и расходов, распределение выручки. 

Ежеквартально ставьте долгосрочные цели. Сюда относится координация по работе с программами, синхронизация по целям, разработка и обсуждение новых идей, оценка ресурсов, утверждение планов на будущий квартал.