Как организовать прибыльный офлайн-кэмп: пошаговая инструкция

Знакомая ситуация: ученики приобретают курс и больше не возвращаются. Приходится расширять продуктовую линейку и привлекать новых клиентов, но с каждым днём это обходится всё дороже. На «Белой конфе» Дмитрий Горягин, основатель компании Volley Family, поделился опытом, как монетизировать клиентскую базу и достичь показателя 80% повторных продаж через офлайн-события. Разбираем, как организовать офлайн-кэмп.

Какие возможности даёт офлайн-кэмп 

Volley Family — школа пляжного волейбола. За 5 лет провели более 60 волейбольных кэмпов в России, Турции, Таиланде, Шри-Ланке, Бали, ОАЭ и др.

Максимальное количество людей в туре составляло 120, среднее — 60–80 человек. 

Офлайн-кэмп — это инструмент монетизации клиентской базы.

 С его помощью можно получить: 

• дополнительный доход

После каждого кэмпа идут горячейшие лиды, которые сразу закрываются в продажу.

• бесконечные повторные продажи

Первый зарубежный кэмп проходил в Турции. Когда ездить в одну и ту же страну надоело, география кэмпов расширилась.

Для клиентов каждый новый выезд — это отдельный новый продукт. Но с точки зрения организации кэмпа, меняется только страна проведения, концепция отдыха остаётся неизменной. При этом 80% участников кэмпов совершают повторную покупку. 

• расширение аудитории

Многие клиенты берут с собой друзей.

• увеличение охватов

Команда развешивает сетки, использует в оформлении специальные флаги Volley Family — всё это попадает в сторис, которые снимают участники выездов, отмечая в своём контенте аккаунт школы. Аудиторию школы составляют люди в найме. Они скучают в офисе и активно следят за соцсетями друзей, когда те находятся в отпуске. Всю неделю кэмпа они прогреваются.

В конце кэмпа участникам напоминают про реферальную программу. За каждого друга, который присоединится по рекомендации участника, тот получит 5 000 рублей на свой бонусный счёт.

Программа лояльности, или реферальная программа, — инструмент, который многие недооценивают.

По ней у проекта спикера самая высокая конверсия — 92%. Когда менеджер звонит с предложением по рекомендованному номеру, сделка быстро закрывается на предоплату. База стремительно расширяется.

• контент для организатора

В ходе кэмпа можно отснять много материалов, чтобы потом было чем долго прогревать холодный трафик.

• формирование агентов бренда и лояльного комьюнити

От 30 до 50% мест закрывается, как только стартует продажа кэмпа.

Как составить программу офлайн-кэмпа

Офлайн-мероприятия — это продажа эмоций. Если участник кэмпа получит крутые впечатления, он захочет вернуться.

Что важно проработать:

1. Медиаплан

Его можно сделать в любых программах-планировщиках. Необходимо разбить сетку, прописать и детально расшить каждый шаг — так формируется пул задач, которые нужно решить.

2. Команда офлайн-кэмпа

В неё входят:

• главный организатор — отвечает за успех мероприятия
• главный тренер, который отвечает за спортивные мероприятия и качественный контент на тренировках, тренерская команда. Если делать выезд не спортивной, а другой тематики, то активность можно выстроить вокруг спикера
• ведущий вечерних мероприятий. Днём участники получают много пользы и вечером хотят расслабиться. Настроение у людей переменчивое. Если им не управлять — могут загрузиться, уйти в себя. Поэтому в команде всегда есть заводила, который создаёт атмосферу
• волонтёры. Несколько участников едут на кэмп по бартеру, с условием, чтобы они помогали с организационными вопросами. Для координации между собой используем рации.

3. Площадка для проведения кэмпа

• Локация. Первое мероприятие лучше сделать местным. Не рвитесь за границу: риски там будут выше, но и доход от выезда больше. У спикера для теста есть мини-кэмп «Выезд выходного дня», он проходит с пятницы по воскресенье, на площадке недалеко от Москвы. Чек у продукта низкий, цена ошибки недорогая 
• Рекомендации. Выбирать площадку можно только по отзывам коллег из ивент-сферы. Посмотрели портфолио, взяли контакт организатора, спросили рекомендацию 

Есть чёрный список отелей и площадок, из-за которых всё может пойти под откос.

4. Фото- и видеосъёмка мероприятия

• Ищем фотографа и видеографа с опытом в вашей нише/сфере
• Смотрим портфолио
• Договариваемся заранее

5. Вечерняя развлекательная программа

Программа формируется под целевую аудиторию. Не нужно ломать голову, как развлекать людей. Лучше опросить, куда они обычно ходят, чем занимаются в свободное время, и на основе ответов составить программу. 

Что посещают в Москве: 

• квиз
• караоке-вечера
• дискотеки
• социальные танцы
• настольные игры
• эстафеты
• турниры по настольному теннису, тимбилдинги и др.

Без этого впечатления будут испорчены

• Экскурсия

Однажды команда спикера получила такую обратную связь: «Были на Шри-Ланке, а страну и не увидели». Людей нельзя предоставлять самим себе. Поэтому один день посередине кэмпа — выходной, в который группа едет кататься на яхте, поднимается в горы, посещает знаковые места. Планировать экскурсию и раскрывать страну для группы — обязательно!

• Финальный день

Для клиентов кэмп — это марафон. Тренировки, досуг расписаны по часам. Задача организатора — объяснить, для чего всё это происходит, какова финальная цель. Если её не будет — кэмп может понравиться, но останется ощущение — всё равно что-то не то. 

Финальный день — это самое яркое событие выезда, ради которого всё затевалось.

В последний день проходит финальный турнир. Можно объяснить участникам, что если упорно тренироваться по 2 раза день, то в конце кэмпа они смогут проявить себя, получить медали и подарки от организаторов. Для них это круто, они идут к этой цели. 

Что поможет упаковать финальный день: спросите свою аудиторию, какая у неё цель, мечта, зачем люди вообще едут?

В программе финального дня всегда есть:

• подведение итогов
• церемония награждения победителей
• выпускной, концерт, диджей
• запись отзывов. Обязательно хвалим участников!
• продажа следующего кэмпа.

Как рассчитать экономическую модель кэмпа

Расчёт экономики проекта начинается с составления программы и определения расходов по статьям. После этого можно будет прописать средний чек, количество участников и смоделировать желаемую рентабельность проекта. 

У каждой ЦА есть порог, выше которого она не сможет заплатить.

Чтобы сошлась экономика, придётся резать косты. Важный источник информации — это отдел продаж. Менеджеры общаются с клиентами напрямую и понимают, смогут ли они продать кэмп за 200 000 или нет. Подгоняем финмодель под эти цифры.

Порядок действий при расчёте экономической модели кэмпа

1. Заносим все расходы.
2. Прописываем средний чек.
3. Прописываем количество участников.
4. Моделируем необходимую рентабельность.

Исходя из размера аудитории, оцените адекватное количество человек и средний чек.

Что нужно учесть в расходах

• Фонд оплаты труда (менеджеры)
• Ведущие, диджеи 
• Фотографы, видеографы

По всем подрядчикам обязательно уточняйте не только стоимость работы за час — она может существенно различаться, поэтому делайте несколько запросов и выбирайте подходящий вариант, — но и условия переработки. В программе мероприятий часто бывают накладки. Если стоимость работы диджея — 10 000 руб/час, а за переработку он берёт 30 000, мероприятие идёт, отказаться не получится, сумма не учтена, — мероприятие можно отработать без прибыли.

• Спикеры (тренеры)
• Командировки (в эту статью входит авиаперелёт/проживание/питание) — самая существенная статья расходов. Экономика проекта может не сойтись, если не уточнить условия контракта спикеров (тренеров). По нему может входить перелёт бизнес-классом «Аэрофлота», а в смете заложен эконом «Россией»
• Свет и звук
• Аренда конференц-зала
• Раздаточные материалы
• Прессволы, баннеры, флаги и т. д.
• Дополнительный багаж
• Непредвиденные расходы
• Трансфер

Как получить выгодные условия от отеля

Когда подбираете отель, учитывайте:

• сроки проведения кэмпа

Их можно двигать, чтобы получить максимально выгодные условия, когда отель наименее загружен. Уточните возможные даты. И, наоборот, избегайте высокого сезона — в период проведения свадеб, корпоративов, пляжного сезона — площадки и так будут загружены.

• вместимость отеля

В отелях всегда можно получить скидку от объёма бронирования. В идеале — загрузить площадку полностью.

Торгуйтесь с отелем за скидку для организатора кэмпа.

Скрипт: «Я организатор мероприятия, это НЕ корпоративный заезд, моя задача — заработать. Мне нужна максимальная скидка. Давайте обсудим условия». 

На старте к организатору всегда будет отношение как к СберБанку, у которого много денег. Поэтому цены могут выставлять даже выше, чем физическим лицам. Но на офлайн-мероприятиях мы зарабатываем на каждой услуге, которую предоставляем участникам: авиаперелёт, трансфер, проживание. 

Нормальная скидка от отеля составляет от 15 до 30% (РФ). 10% — стандартный дисконт, который отдают агентам. Букинг, Островок получают от 15%. 20% — адекватный размер скидки, на которую может рассчитывать организатор кэмпа.

Что ещё может повлиять

• Логистика к месту проведения. Если легко, быстро и удобно добраться, желающих принять участие будет больше. Если предстоит маршрут с пересадками, многие отвалятся, особенно это актуально для семей с детьми. Для первых выездов, чтобы попробовать, наработать опыт, лучше планировать простое популярное направление, такое как Турция
• Доступные прямые рейсы
• Наличие скоростных платных трасс
• Технические возможности отеля и стоимость аренды оборудования — конференц-зал, свет, звук, микрофоны, координатор, технический специалист. Необходимо выяснить, что и на каких условиях можно получить бесплатно
• Персональный менеджер. Хорошо, когда есть человек, к которому можно обратиться напрямую. Но бывает, что на все вопросы отели отвечают по почте, делают это раз в неделю, процесс затягивается. При таком подходе мероприятие проводить невозможно

Важные юридические аспекты

• За границу группы можно везти только через туроператора — иное будет нарушением российского законодательства. Туроператор несёт ответственность за туристов — в случае коллапса, закрытия границ, катастроф путешественников вывезут. Организатор кэмпа рискует только своей комиссией

Если мероприятие проводится в России, то с отелями можно заключать прямой договор. 

• Необходимо обсудить условия возврата и заключить договор с отелем
• Надо заключить договор оферты с клиентами, в котором обязательно должны быть прописаны условия возврата

Как продавать кэмп

Продажами занимаются два отдела. На отдел первичных продаж гонится рекламный трафик. Отдел повторных продаж работает с базой клиентов, которые что-то уже покупали.

Продажи на кэмп открываются за 4–6 месяцев до его проведения. Процесс выстроен по этапам: 

• первая волна продаж — открытие продаж через клуб с предстартовыми ценами

Срок — 2 недели.

• вторая волна продаж — прозвон клиентской базы. За каждым менеджером закреплена клиентская база, есть план по высланным коммерческим предложениям, количеству предоплат за спортпакет (тренировки) и т. д.
• обязательно используем дожим — повышение цен. Оно происходит каждые 2–3 недели

Примерный скрипт звонка менеджера: «Добрый день, вы у нас обучались на курсе

_______, помните? Мы планируем собрать всех учеников и сделать крутой офлайн-кэмп и выпускной. Прокачаться, повеселиться и отдохнуть. Подскажите, вам в целом было бы интересно посетить такое мероприятие?» 

На этом этапе 15% говорят: «Да». После отправки коммерческого предложения конверсия в предоплату составляет 30%, в полную оплату — 90%. 10% могут отвалиться даже после внесения аванса. Это нужно учитывать. 

Показатели конверсии могут различаться в зависимости от ниши.

Планировать экономику проекта нужно с учётом отмен участников. Важен sold out, иначе все потенциальные участники будут думать, что можно залететь в последний момент. 

• за 2–4 недели до мероприятия продажи закрываются

На этом этапе прилетает ещё порядка 20 заявок — тех, кто «очень хотел, но не успел». Они попадают в лист ожидания и могут занять место тех, кто по каким-либо причинам не может поехать: не подписали отпуск, заболел, семейные обстоятельства и т. д. 

Этот приём помогает избежать финансовых потерь.

Важно сделать к проведению кэмпа

• Список всех задач и ответственных можно сделать в Trello или любом другом таск-менеджере

• Командировки нужно проплачивать по мере поступления денег в кассу. Были случаи, когда у туроператора взлетали цены на отели, на авиабилеты. Всё это бьёт по карману организаторов. Теперь бронирование команды — по мере продаж
• Берём с собой наличку и иностранные карты. Лучше, чтобы их было несколько, на случай, если одну заблокировали
• Обязательно покупаем местную сим-карту, а лучше — несколько, чтобы была возможность скачать материалы, раздать интернет
• Ищем удалённого помощника на месте проведения кэмпа. Это не обязательный, но желательный пункт. Помощники — обычно фриланеры из русскоговорящего комьюнити. Их много, легко найти 
• Создаём чек-листы, проверяем готовность по чек-листам. Перед поездкой можно упустить важный пункт: что-то не взять, забыть, а на месте не купить. В нашем случае это детали от волейбольного корта

Будьте готовы импровизировать

• Обязательно что-нибудь пойдёт не по плану. Это нормально. Однажды у автора выступления не приехал трансфер. После 20 минут ожидания связались с компанией, где его бронировали, и там сообщили — водитель отказался. В срочном порядке пришлось искать перевозчика. В итоге программа сдвинулась на час, приехали на пирс и встречали закат на яхте в море позже, и многих укачало. Впечатления были смазаны
• Заранее продумайте альтернативную программу (план Б). Чтобы избежать форс-мажора, договаривайтесь с несколькими подрядчиками. Например, на кэмпах у команды эксперта есть водитель автобуса, который подстрахует на случай отмены трансфера. Это дополнительные расходы, но так спокойнее 
• Закладывайте больше времени на сборы и перемещения. Люди склонны опаздывать. Всегда озвучивайте принцип: «Семеро одного не ждут». Напоминайте об этом на каждом этапе каждый день. Например, в 14:00 у нас трансфер, если опаздываете — догоняете на такси за свой счёт
• В остальном придерживайтесь программы

Удачных вам продаж кэмпов!