Как организовать хакатон

Рассказываем, как организовать марафон-практику и найти самых крутых специалистов. Сделали конспект выступления Андрея Дёмина на «Белой конфе», который рассказал, как хакатон проводили для курса Яндекс Рекламы.

Хакатон: что это и зачем он нужен

Хакатон — это марафон по решению прикладных задач. Интеллектуальная игра, в которой собирается несколько команд, чтобы найти лучшее решение и победить. 

Хакатон пришёл к нам из сферы IT. В классической версии это была задача по созданию прототипа или полноценной версии программы/сервиса под запрос компании. Например, специалисты делают приложение, расширение для браузера и т. д.

Для маркетологов это — проработка стратегии продвижения рекламодателя. Например, анализ ЦА, УТП и конкурентов, аудит рекламных кампаний, просчёт медиаплана и т. д.

Если рассматривать хакатон для любой аудитории, то это решение текущих задач заказчика силами лучших специалистов в сжатые сроки.

Выбирайте любую боевую задачу, которую нужно решить, и предлагайте специалистам найти для неё лучшее решение. Победителей определяет заказчик. 

Зачем хакатон специалистам?

• Повысить мотивацию. Количество участников хакатона ограничено, поэтому отбор проводится среди лучших
• Закрепить знания. Хорошо спроектированная программа и поставленная задача позволят применить полученные на обучении знания на практике
• Возможность заявить о себе. Сильнейшие спецы могут рассчитывать на карьерный рост, предложения по работе или новых клиентов. Даже если не станут победителями, их могут приметить и пригласить на работу

Зачем хакатон заказчикам?

• Мозговой штурм. Заказчик получает несколько вариантов решения своей проблемы
• Готовые решения. Полученные решения можно сразу внедрять с минимальными доработками
• Отбор сильнейших. Заказчика могут заинтересовать не только пути решения проблемы, но и люди, предлагающие эти пути и способные их пройти

Команда Яндекс Рекламы внедряла хакатон в закрытые курсы, делая его финальной частью для лучших учеников. Сюда попадали далеко не все — около 50% участников потока.

Как ввести хакатон в онлайн-курс

Варианты внедрения хакатона в образовательный процесс.

• По окончании курса или иной образовательной программы

Сделайте финальный этап обучения для сильнейших специалистов потока в формате хакатона.

• В начале обучения в качестве отбора на курс или иной образовательный проект
• В середине обучения

Используйте хакатон как промежуточную активность во время длинного курса, чтобы добавить мотивации, интереса к обучению. Например, те, кто пройдёт хакатон, получат доступ к закрытым урокам или особому контенту.

Форматы хакатона

Хакатон можно проводить онлайн и офлайн.

Офлайн:

• основное место проведения — конференц-зал
• рабочие группы сидят за столами
• финальная защита проходит в отдельных переговорках. 

Онлайн:

• основное место проведения — Zoom
• рабочие группы переключаются в отдельные комнаты
• финальная защита проходит в отдельных комнатах Zoom. 

Несмотря на различия в способах коммуникации, в обоих сценариях всё равно понадобятся онлайн-доска для работы и мессенджер для тайной переписки. 

Если сравнивать два варианта, можно выделить такие плюсы каждого.

Преимущества хакатона офлайн

• Больше опций для создания игрового сеттинга (декорации, игровые механики)
• Более живой и бодрый нетворкинг специалистов
• Нет выключенных камер

Преимущества хакатона онлайн

• Количество участников не ограничено вместимостью аудитории
• Нет ситуаций, когда одна команда подслушивает решения другой команды
• Возможность собрать участников из разных городов и стран

Рассматривайте оба варианта, так как нельзя предсказать, какое препятствие во время организации возникнет. Если что, вы всегда сможете перенести мероприятие в другой формат.

Как отбирать участников хакатона

Разберём ситуацию, когда хакатон — это финальная точка вашего курса, на которой вы отбираете сильнейших.

Отбор может проходить в несколько этапов. Из всех кандидатов, которые пришли на курс, останутся те, кто на нём учится. Из учеников нужно отобрать половину для хакатона — например, с помощью дополнительного тестирования. 

Курс должен быть синхронным для всех учеников с единой датой окончания для сбора ответов на тесты. Не раздувайте количество учеников: вам будет сложно проверять задание у всех.

Если хакатон проходит в начале обучения, то помните, что количество людей, которые дойдут до конца, будет крайне небольшим. Например, если вы можете проверить 120 человек, финалистов получится где-то 16 на весь курс, и остаётся вопрос, сколько из них освоит всю программу.

То есть классический курс здесь не подойдёт. Сам формат дальнейшего обучения следует предоставлять в соответствии с концепцией «непрерывное образование», добирая новых учеников итерационно и порционно с каждым новом хакатоном. Например, так можно собирать комьюнити.

Что нужно для отбора на хакатон

1. Анкета

Примеры вопросов в ней:

• Ф. И. О. 
• логин в Telegram (для добавления в комьюнити)
• где вы работаете (агентство, in-house, фриланс) и название компании
• какой опыт (сколько лет в своей сфере)
• с какими сервисами/инструментами работали (дать перечень для выбора) 
• на чём специализируетесь (дать перечень для выбора) 
• уровень сложности задач, с которыми сталкивались.

Можно уточнять размер бюджетов или иные критерии, которые получится оцифровать, чтобы в целом понимать, кто ваша целевая аудитория.

2. Закрытые вопросы

Это вопросы на профессиональную тему — 10–12 тестов, в которых можно выбрать сразу несколько ответов. Вопросы различаются по степени сложности и поэтому оцениваются по-разному. За каждый ответ можно получить разное количество баллов.

3. Открытые вопросы

Вопросы на профессиональную тему с перечнем ожидаемых ответов и калибровкой баллов по «ожидаемости ответа» на каждый из вопросов. То есть вы пишете, какой вектор рассуждения должен быть у человека, какие моменты он должен затронуть, когда будет отвечать. Можно присваивать баллы так: если человек ответил простые и очевидные, но правильные вещи — то получает 5 баллов, а если сказал ещё что-то сложное и неочевидное — то 10 баллов.

Помимо входной анкеты на сам курс, можно учитывать рейтинг участника — на основании промежуточного тестирования в рамках курса. Тестирования на курсе, например, проводите каждую неделю. Так делали в команде Андрея.

По итогам всех тестов считали общее количество баллов, ранжировали участников и отбирали, например, топ-60 участников от каждого потока.

100 баллов — условная планка, принимаемая за максимально возможное количество баллов. Итоговый рейтинг формируется из суммы баллов, набранных в каждом модуле.

На сдачу теста даётся одна календарная неделя с момента публикации модуля и тестирования к нему. Кто не сдал в оговорённый срок — получает 0 баллов в модуле. 

Группировка участников хакатона

После того как вы отобрали сильнейших участников, нужно их сгруппировать. И вот для чего.

• Как правило, на хакатоне разбираются комплексные задачи, для решения которых недостаточно усилий одного участника

Работа должна быть командной, со специалистами с разными компетенциями, которые дополняют друг друга. Вместе у них есть возможность распределить задачи между собой, повысив КПД.

• Ресурсы по контролю могут быть ограничены

Обычно одного фасилитатора (того, кто проверяет решения) хватает на 1–2 команды. Попытка считать за юнит каждого отдельного участника приведёт к расфокусу фасилитатора или раздуванию штата фасилитаторов.

• Выслушивание каждого решения требует времени

Чем больше юнитов защищает своё решение, тем больше устают все участники: и те, кто соревнуется, и жюри, и организаторы. Проще, когда решение команды озвучивает капитан или вся команда, но по очереди, и каждый рассказывает про свой блок. 

Как может выглядеть такое распределение по командам

Допустим, сначала вы сделали ранжирование всех участников по количеству баллов.

Дальше можно следовать логике: первый отправляется в первую команду, второй — во вторую, третий — в третью и т. д.

Такой подход позволяет сбалансировать команды по силе, чтобы не было явных лидеров и аутсайдеров. 

Может быть такое, что в рамках одного хакатона вы решаете задачи двух разных заказчиков. У вас много команд и несколько кейсов. 

Тогда первые четыре участника могут отправиться в четыре команды первого кейса, следующие 5–8 участников — во второй кейс, и далее снова четыре человека идут в первый кейс, следующие — во второй и т. д.

Кто ещё нужен для хакатона

Пока участники проводят мозгоштурм, на площадке работают другие люди из команды.

• Заказчики

Они предоставляют задачу, могут давать дополнительную информацию по запросу. Заказчики обязаны состоять в жюри и оценивать итоговые решения. 

• Жюри

Люди, которые слушают стратегии решения, предложенные участниками, задают уточняющие вопросы, ставят оценки командам.

• Организаторы

Отвечают за технические вопросы, постят сообщения в общем канале, обеспечивают техническое сопровождение.

• Ведущий 

Озвучивает легенду, погружает в ситуацию, объявляет о начале и завершении этапов хакатона, отвечает на организационные вопросы.

• Эксперты

Те, кто понимает, как можно решить задачу заказчика, запрашивает у него данные, даёт промежуточные консультации, задаёт направление мышления команд. Много таких экспертов набрать сложно. Поэтому большую часть работы делают модераторы (фасилитаторы).

• Модераторы/фасилитаторы

Модерируют работу команд, следят за таймингом и ходом работ.

Критерии отбора проекта для хакатона

Не менее важная задача — отобрать проект, с которым будут работать участники.

Вот по каким критериям это нужно делать.

• Задача заказчика должна быть полностью релевантной учебному материалу. Вам нужно проверить, как ученики усвоили материал, или понять, знают ли они что-то, что нужно для усвоения следующего контента
• Задача должна быть поставлена по методике SMART: конкретная, измеримая, достижимая, релевантная, ограниченная по времени. Её можно дробить на подпункты, если она очень большая
• У задачи не должно быть актуального решения. Если оно уже есть, как правило, заказчик будет склоняться к выбору того ответа, который похож на тот, что уже знает. Смысл хакатона — в том, чтобы найти новые свежие идеи
• Важна высокая медийность бренда, который предоставляет свою задачу, чтобы участникам было интересно
• Проект нужен крупный, как и задача. Например, можно измерить его величину рекламным бюджетом, если речь о маркетинге
• Нужна технически подкованная команда со стороны заказчика, которая будет оценивать предложенные решения

Пример схемы, как можно организовать блоки хакатона по теме Яндекс Рекламы.

Что нужно предоставить участникам для решения задачи?

• Материалы. Это данные по проекту, необходимые для анализа и выдвижения гипотез, — скриншоты, отчёты, исследования, статистика
• Софт. Это пространство для работы, рабочие программы, расширения для браузера, например доска в Miro, шаблон презентации
• Связь. Это способы коммуникации между организаторами и участниками. Например, Zoom для общения онлайн, Telegram для передачи данных

Программа хакатона

Что заложить в программу и сколько времени уйдёт на каждую часть работы? Приводим примерные цифры.

1. Вводный блок

Включает интро, разъяснение структуры дня, правил хакатона. Сюда же закладывается знакомство (всё вместе — 15 мин.), айс-брейкер — возможность для участников познакомиться друг с другом и пообщаться (10 мин.), объяснение правил игры (10 мин.).

2. Основные блоки

Их может быть от двух до четырёх. Например, это брифинг (5–10 мин.), работа по блоку (30–60 мин.), рефлексия (5–10 мин.), перерыв после каждого блока (15 мин.).

3. Обед

Нужен, если основных блоков больше, чем два (45–60 мин.).

4. Развлекательная часть

Желательно добавить эту часть на 5–10 минут и дать фановое задание после обеда для включения в процесс (10 мин.). Это отвлечённая задача, не связанная с основной. Может быть брейншторм в начале и креативная бодрилка после обеда.

Пример задачи на генерацию креатива в рамках сеттинга: придумайте рекламные слоганы для продвижения разных магических штуковин и магазинов.

Для знакомства с Miro: перетащите к своему профилю иконки, которые лучше всего вас характеризуют.

Такие задачи помогают включить мозги и подготовиться к дальнейшей работе.

5. Питчинг (защита решений каждой командой)

Эта часть включает брифинг (5 мин.), финальное оформление идей в презентацию (40 мин.), защиту (по 15 мин. на команду: 7 мин. — презентация, 8 мин. — ответы на вопросы) и параллельно ей рефлексию для не защищающихся в этот момент команд (всего 60–75 мин.).

6. Финал

Объявление победителей (10 мин.), награждение (5 мин.). Можно добавить гранд-защиту (15 мин.), когда победители повторно презентуют идею, но уже на всю аудиторию участников.

Пример подробного тайминга

За 2–3 дня участники получают организационное письмо-коммуникацию, распределяются по командам, вступают в чат и знакомятся с модератором, вступают в канал хакатона с новостями и ответами экспертов.

За день до хакатона участники созваниваются в Zoom (~1,5 часа), осваиваются в Miro, где лежат заготовки для следующих шагов. Придумывают правила взаимодействия, изучают роли и распределяют их внутри команды, понимают план хакатона, знакомятся с кейсами, набрасывают стратегию работы.

Тайминг и активности в день события: 30 минут — введение + разминка, 2 часа — командная работа, 1 час — перерыв на обед и отдых, 2 часа — командная работа, 30 минут — подготовка презентации и прогон, 1–2 часа — выступления, питчинг и подведение итогов, рефлексия, >1 час — неформальная часть.

Геймификация на хакатоне

Хакатон — мероприятие стрессовое, которое держит в напряжении. Игровой сеттинг нужен, чтобы расслабить участников, вовлечь в процесс, разбавить рутинные задачи. К тому же так событие лучше запомнят, по сравнению с тем, где люди просто в очередной раз сидели в зале.

Примеры уже реализованных идей геймификации среди маркетологов.

• Детективное агентство

Участники примеряют на себя роль детективов, которые расследуют дело, ищут улики и выдвигают «обвинение». Однако другие агентства пытаются их опередить и предложить наиболее правдоподобную версию «преступления». По факту — все изучают рекламные кампании и предлагают варианты, как их улучшить.

• Магическая школа

Участников нанимают 4 факультета — Фидгридгор, Кликерин, Контекствран, Траффикдуй, чтобы привлечь как можно больше юных волшебников именно на их факультеты (с помощью рекламной кампании). В то же время тёмные силы пытаются помешать участникам, применяя против них различные заклинания.

• «Назад в будущее»

К участникам обращается заказчик и хочет узнать, что следует поменять в настоящем, чтобы иметь успех в будущем. Для этого все сначала отправляются в прошлое, затем в будущее, фиксируют в альманахе наблюдаемые события, а в конце возвращаются к заказчику в настоящее, чтобы рассказать о наблюдениях.

В общем, дайте волю креативу: в дизайне презентации, в мерче для участников, чтобы люди запомнили это событие.

Игровые механики

Как правило, хакатон подчиняется заранее прописанным правилам и сценариям. Задача игровых механик — сломать эти правила, чтобы дать временное преимущество тем, кто это делает. Например, если всем сказали, что только на этом этапе они получат информацию о конкурентах, неожиданно дайте эту информацию раньше. 

Как и в жизни, эти механики отражают определённые обстоятельства, которые сопровождают рабочие процессы. У участников должны быть равные возможности и выбор из доступного арсенала механик. 

Механики могут быть направлены против других команд или на благо своей команды. 

Пример механик, направленных на то, чтобы создать препятствия другой команде:

• временно ограничивают соперникам доступ к материалам
• создают соперникам дополнительные условия, которые необходимо соблюсти при выполнении задания. Например, весь раунд можно общаться только текстом, а голосом нельзя
• позволяют «украсть» идеи у других команд
• точечно нейтрализуют участников других команд.

Механики, направленные на усиление своей команды:

• точечно защищают от воздействия со стороны команд соперников
• позволяют получить больше информации по текущему блоку / в целом по проекту
• позволяют получить дополнительную помощь и подсказки со стороны экспертов
• открывают доступ к определённой информации раньше времени.

Как проходит защита

Действия хакатона происходят в комнатах с членами жюри и в общем зале.

В комнатах с членами жюри участники поэтапно презентуют свои идеи.

• В течение 7 минут капитан команды, несколько спикеров или вся команда озвучивают свою стратегию членам жюри
• В течение 8 минут жюри задаёт уточняющие вопросы по презентации
• В перерыве между командами жюри заполняет таблицу и выставляет баллы командам 

В общем зале проходит рефлексия о мероприятии.

• Не участвующие в данный момент команды делятся впечатлениями от прошедшего хакатона в несколько фокусных этапов. Идёт сбор обратной связи
• На каждом из этапов из комнаты с жюри возвращается одна команда и ей на смену уходит другая

Как жюри может оценивать ответы

Например, можно разделить итоги на 4 блока и каждый оценивать по пятибалльной шкале (так было на хакатоне Яндекс Директа).

1. Структура презентации и подача. Повествование структурировано, нить повествования не обрывается, идея понятна и доступно объяснена, описана логика решений, подача харизматична. 
2. Специализированные технические знания. Команда разбирается в алгоритмах контекстной рекламы и функционале сервиса. Нет ошибок в расчётах. Предложенные идеи соответствуют тому, как работают алгоритмы Директа.
3. Внимание к проблематике заказчика. Решение попадает в цель заказчика, отработаны возражения заказчика, выстроена аргументация на языке заказчика (идеи «проданы»). Учтены все детали и контекст заказчика, участники нашли необычный подход, предложили не только стандартные решения.
4. Полнота решения каждого из шагов хакатона. В случае рекламной кампании — ЦА и анализ конкурентов, аудит данных, УТП, структура РК. 

В финале заказчик озвучивает, кто набрал больше всех баллов. Победителя награждают, вручают призы.

Победители ещё раз финально презентуют свои идеи, но на этот раз уже для всех участников мероприятия.

После этого пригласите всех участников хакатона отметить прошедший день на фуршете. Люди всё-таки целый день провели в стрессе. 

Ошибки в организации хакатона

Андрей Дёмин поделился тем, на какие грабли наступила его команда, когда делала хакатон. 

Что делать, чтобы улучшить событие?

• Проверяйте отборочные вопросы в несколько итераций. Дайте посмотреть их нескольким ответственным и проверенным людям
• Делайте в 2 раза больше вопросов, чем требуется. На случай, если первый пункт не выполнен, можно будет просто снять спорные вопросы из тестирования без их оценивания
• Фокусируйте внимание команд на решении главной задачи. Напоминайте, какая у них конечная цель 
• Фиксируйте, как команды отвечали на вопросы жюри. Это поможет в объяснении результатов, почему победителями стали одни и не стали другие

Идеи, что улучшить в самом формате

• Сеттинга всегда мало. Не скупитесь на легенду, антураж, механики. Если вам кажется, что вы придумали достаточно, добавьте ещё больше сеттинга 
• Механики не должны быть поверхностными. Избегайте механик, которые превратят сеттинг в детский утренник. Не надо предлагать задачи «давайте 5 раз встанем и сядем» 
• К сеттингу надо готовить заранее. В идеале — ещё на этапе отбора или в процессе обучения. Можно весь курс оформлять в механиках сеттинга 
• Игровые механики стоит внедрять до хакатона. Это может повысить азарт и разогреть интерес ещё до самого мероприятия. Например, текст заклинаний применять на участниках потока, пока он идёт 

Хакатон — это не только придаток к курсу. Его можно проводить как самостоятельную активность. Учитывайте это и делайте свой хакатон, опираясь на озвученный опыт команды Яндекса.